Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu www.raf-comp.net.pl oraz klientów korzystających z usług Administratora.

§1 Informacje ogólne

Administratorem danych osobowych jest:
RAF-COMP Sp. z o.o.
ul. Filtrowa 7, 24-100 Puławy
KRS: 0001187928
NIP: 7162848907
REGON: 542415715

Kontakt z Administratorem:
E-mail: serwis@raf-comp.net.pl
Telefon: +48 81 866 09 86

§2 Zakres, cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane adresowe,
• dane firmy,
• dane dotyczące zgłoszenia lub urządzenia,
• treść wiadomości i korespondencji.

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

1. udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz przygotowania oferty, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2. realizacji umowy lub świadczenia usług, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
3. obsługi klienta oraz organizacji pracy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
4. wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i księgowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
5. marketingu własnych usług, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz, jeżeli jest to wymagane, na podstawie zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

§3 Nagrywanie rozmów telefonicznych

Administrator informuje, że rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane.

Nagrywanie rozmów odbywa się w celu:

• poprawy jakości obsługi klienta,
• dokumentowania ustaleń dotyczących usług i zamówień,
• zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania nagrań jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, a w przypadkach wymaganych przepisami także art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda.

Przed rozpoczęciem rozmowy użytkownik jest informowany o nagrywaniu, na przykład komunikatem:

„Informujemy, że rozmowa może być nagrywana w celu poprawy jakości obsługi. Jeżeli nie wyrażasz zgody, rozłącz się i skontaktuj się z nami w inny sposób.”

Kontynuowanie rozmowy oznacza akceptację nagrywania.

W przypadku braku zgody na nagrywanie użytkownik może skorzystać z innych form kontaktu, w szczególności:

• e-maila,
• formularza kontaktowego,
• kontaktu osobistego.

Nagrania przechowywane są przez okres do 3 miesięcy, a jeżeli stanowią dowód w sprawie, do czasu jej zakończenia lub przedawnienia roszczeń.

§4 Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do:

• uzyskania odpowiedzi,
• przygotowania oferty,
• zawarcia i wykonania umowy,
• realizacji zgłoszenia lub usługi.

Brak podania danych może uniemożliwić realizację powyższych celów.

§5 Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury IT,
• operatorom telekomunikacyjnym i systemów telefonicznych, w tym Zadarma,
• dostawcom oprogramowania,
• biuru księgowemu,
• kancelarii prawnej,
• organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

RAF-COMP korzysta z infrastruktury serwerowej Cloud VPS dostarczanej przez Contabo GmbH, Welfenstraße 22, 81541 München, Niemcy. W zakresie, w jakim dane osobowe są przechowywane lub obsługiwane na tej infrastrukturze, Contabo może mieć techniczny dostęp do nich jako dostawca infrastruktury i podmiot przetwarzający na rzecz Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług serwerowych. Umowa powierzenia (Data Processing Agreement, DPA) dla usługi Cloud VPS została zawarta elektronicznie z Contabo GmbH. DPA wymienia Contabo France SAS, 2 rue Taunus, 67630 Lauterbourg, Francja, jako podwykonawcę odpowiedzialnego za obsługę centrum danych. Konfiguracja instancji Cloud VPS używanej przez RAF-COMP wskazuje region Niemcy; wymienienie Contabo France SAS jako operatora centrum danych nie oznacza, że instancja RAF-COMP znajduje się we Francji. RAF-COMP sp. z o.o. pozostaje administratorem danych swoich klientów.

Dostawcy otrzymują wyłącznie dostęp konieczny do wykonania ich usług. Jeżeli dostawca przetwarza dane w imieniu Administratora, zakres, instrukcje i wymagane zabezpieczenia powinny być określone we właściwych warunkach zgodnych z prawem. Organy publiczne otrzymują dane wyłącznie w przypadkach i zakresie wynikającym z przepisów.

Meta, której usługę Użytkownik wybiera podczas logowania przez Facebook, jest opisana odrębnie w §12 i może przetwarzać dane jako niezależny administrator; nie jest w tym zakresie wyłącznie podmiotem przetwarzającym na polecenie RAF-COMP.

§6 Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych.

§7 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• niezbędny do realizacji celu,
• wynikający z przepisów prawa,
• niezbędny do dochodzenia roszczeń.

W szczególności:

• dane kontaktowe - do zakończenia sprawy,
• dane umów - zgodnie z przepisami podatkowymi,
• dane marketingowe - do czasu cofnięcia zgody,
• nagrania rozmów - do 3 miesięcy.

Nieaktywne konta i okres przechowywania

Aktywne konto jest utrzymywane zgodnie z celem świadczenia usług. Brak skutecznego logowania przez 12 miesięcy może skutkować zawieszeniem konta po uprzednim ostrzeżeniu, a brak aktywności przez 24 miesiące może skutkować usunięciem danych służących uwierzytelnianiu konta.

Dane związane z wykonanymi usługami, dokumentacją księgową, rozliczeniami, reklamacjami lub ustaleniem, dochodzeniem albo obroną roszczeń mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami lub uzasadniony inną podstawą prawną.

§8 Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• uzyskania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• cofnięcia zgody.

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§9 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

§10 Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• utrzymania sesji użytkownika,
• analizy ruchu,
• poprawy funkcjonalności.

Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce cookies.

§11 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

§12 Logowanie za pomocą Facebook (Meta)

Serwis umożliwia zalogowanie się do konta klienta za pomocą Facebook Login, usługi dostarczanej przez Meta Platforms (Meta), właściciela serwisu Facebook. Po wybraniu tej metody przeglądarka wymienia dane z Meta i serwisem RAF-COMP. Meta stosuje własne zasady prywatności i może ustalać własne cele oraz sposoby przetwarzania. Nie działa w tym zakresie wyłącznie jako podmiot przetwarzający na polecenie RAF-COMP.

Jakie dane otrzymujemy

W aktualnym procesie logowania RAF-COMP prosi Meta wyłącznie o dostęp do podstawowych, publicznych danych profilu (public_profile) oraz adresu e-mail (email). Serwis odczytuje identyfikator konta Facebook, dostępną nazwę oraz imię i nazwisko, a także adres e-mail, jeżeli Meta go udostępni. E-mail nie jest gwarantowany — jeżeli go brakuje, użytkownik uzupełnia dane w formularzu rejestracji.

Serwis prosi również o podstawowe zdjęcie profilowe udostępniane w ramach publicznego profilu. Jeżeli Meta zwróci bezpieczny adres zdjęcia oraz jego wymiary, RAF-COMP zapisuje adres i wymiary w profilu klienta i wyświetla obraz jako avatar konta. Jeżeli zdjęcie nie jest dostępne albo jest domyślnym symbolem profilu, serwis pozostawia avatar zastępczy. Nie pobieramy zdjęć z albumów ani treści publikowanych przez użytkownika.

Identyfikator Facebook jest zapisywany w powiązaniu konta zewnętrznego. Nazwa, imię, nazwisko i e-mail są wykorzystywane w danych konta klienta lub w toku jego rejestracji. Krótkotrwały token używany do pobrania profilu nie jest zapisywany jako dane konta w bazie RAF-COMP.

Logowanie nie żąda dostępu do listy znajomych, postów, polubień, lokalizacji, daty urodzenia ani innych dodatkowych danych Facebooka. Dane zebrane w ramach tego logowania nie są używane do reklam personalizowanych, profilowania ani automatycznych decyzji. Ogólne zasady dotyczące decyzji automatycznych pozostają opisane w §11.

Logowanie, powiązanie i utworzenie konta

• Jeżeli konto Facebook jest już powiązane z kontem klienta RAF-COMP, identyfikator służy do uwierzytelnienia i zalogowania na to konto.
• Jeżeli istnieje konto RAF-COMP z tym samym adresem e-mail, ale nie ma jeszcze powiązania Facebook, serwis nie łączy kont automatycznie. Użytkownik musi zalogować się do istniejącego konta zwykłą metodą; po poprawnym zalogowaniu serwis może dokończyć jednorazowe powiązanie.
• Jeżeli konto nie istnieje, użytkownik przechodzi do istniejącego formularza rejestracji klienta. Uzupełnia wymagane dane konta, w tym e-mail, jeżeli nie został zwrócony przez Meta, ustala hasło i wykonuje wymagane kroki rejestracyjne. Dopiero dokończenie tego procesu tworzy konto klienta.

Cel i podstawa przetwarzania

Dane są używane do uwierzytelnienia użytkownika, zalogowania do konta klienta RAF-COMP, rozpoczęcia lub powiązania rejestracji oraz zabezpieczenia dostępu do usług dostępnych po zalogowaniu. Podstawą przetwarzania danych niezbędnych do obsługi wybranej przez użytkownika metody logowania i konta jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed jej zawarciem. Zdjęcie profilowe, jeżeli zostanie zwrócone przez Meta, służy wyłącznie jako element profilu klienta.

Odbiorcy i przekazywanie danych

Dane związane z kontem i logowaniem są przechowywane w infrastrukturze VPS RAF-COMP dostarczanej przez Contabo GmbH, wskazaną w §5, w ramach usługi objętej opisaną tam umową powierzenia. Podczas logowania informacje są również wymieniane z Meta. Meta może przetwarzać dane zgodnie z własnymi warunkami i polityką prywatności. W związku z usługami Meta może dochodzić do międzynarodowego przekazywania danych; zastosowanie mają informacje i zabezpieczenia wskazane w §6 oraz zasady Meta. RAF-COMP nie gwarantuje, że całe przetwarzanie realizowane przez Meta odbywa się wyłącznie w Polsce lub Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Przechowywanie i odłączenie konta

Identyfikator Facebook jest przechowywany tak długo, jak aktywne jest powiązanie z kontem klienta. Użytkownik może odłączyć Facebook po zalogowaniu, w sekcji Moje dane. Jeżeli konto nie ma hasła ani innej metody logowania, przed odłączeniem trzeba skonfigurować inną metodę dostępu. Odłączenie usuwa powiązanie identyfikatora Facebook, ale samo w sobie nie usuwa konta klienta ani danych profilu zapisanych w RAF-COMP.

Imię, nazwisko, adres e-mail oraz zdjęcie zapisane w profilu podlegają okresom opisanym w §7. Adres zdjęcia profilowego nie jest automatycznie usuwany przy samym odłączeniu Facebooka; można go zmienić w profilu albo objąć wnioskiem o usunięcie konta. Przy usunięciu konta identyfikator logowania Facebook jest usuwany wraz z powiązaniem. Informacje niezbędne do zachowania dokumentacji wykonanych usług, rozliczeń lub dochodzenia roszczeń mogą być dalej przechowywane zgodnie z §7.

Informacje tymczasowe potrzebne do dokończenia logowania są przechowywane w sesji maksymalnie przez 15 minut. Niedokończona rejestracja otrzymuje 48-godzinny termin jej ukończenia; po jego upływie nie można jej kontynuować. Samo upłynięcie tego terminu nie oznacza natychmiastowego technicznego usunięcia rekordu, dlatego w razie potrzeby jego usunięcia można skontaktować się z RAF-COMP.

Usunięcie danych i prawa użytkownika

Aby usunąć konto, zalogowany użytkownik może złożyć wniosek w sekcji Prywatność i Twoje dane. Jeżeli nie ma dostępu do konta, może przesłać wniosek na adres serwis@raf-comp.net.pl. Wniosek jest obsługiwany zgodnie z obowiązującymi procedurami RAF-COMP; złożenie wniosku nie oznacza natychmiastowego usunięcia dokumentacji, którą trzeba zachować na podstawie prawa lub w związku z roszczeniami. Odłączenie konta w RAF-COMP oraz usunięcie lub cofnięcie dostępu w serwisie Meta są odrębnymi czynnościami. Prawa opisane w §8 dotyczą również danych pozyskanych podczas logowania Facebook.

Publiczne instrukcje dotyczące danych Facebook są dostępne w niniejszej sekcji Polityki prywatności: https://raf-comp.net.pl/polityka-prywatnosci#ss12-logowanie-za-pomoca-facebook-meta.

§13 Meta Pixel i zgoda marketingowa

Meta Pixel jest narzędziem marketingowym dostarczanym przez Meta Platforms Ireland Limited. RAF-COMP przechowuje identyfikator Pixel w centralnej konfiguracji integracji. Pixel jest uruchamiany wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody na kategorię marketingową w banerze cookies, na publicznych stronach marketingowych. Bez tej zgody skrypt Pixel nie jest ładowany, funkcja fbq nie jest inicjalizowana i do Meta nie jest wysyłane zdarzenie odsłony.

Aktualny kod RAF-COMP wysyła wyłącznie zdarzenie PageView — informację o wyświetleniu dozwolonej publicznej strony. Nie wysyła zdarzeń Lead, Contact, InitiateCheckout ani Purchase, nie korzysta z advanced matching i nie przekazuje treści formularzy, wiadomości, czatu, zgłoszeń napraw, numerów seryjnych, IMEI, adresów, danych płatniczych, e-maila ani telefonu. Pixel nie jest ładowany na stronach konta klienta, logowania, czatu, kontaktu, zgłoszenia naprawy, konfiguratora PC ani checkoutu.

Zdarzenie PageView może obejmować adres publicznej strony, adres odsyłający, czas, techniczne informacje przeglądarki i urządzenia, adres IP oraz identyfikator przeglądarki zapisany przez Meta Pixel. Kod nie przesyła do Pixel danych z pól ani obiektów serwisowych. Kod RAF-COMP nie wysyła własnych konwersji; dalsze użycie informacji w usługach reklamowych Meta podlega ustawieniom konta Meta i jej zasadom. Takie konfiguracje Meta nie są zarządzane przez RAF-COMP.

Podstawą uruchomienia Pixel i zapisu/odczytu jego cookies jest dobrowolna zgoda użytkownika zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Meta może przetwarzać dane według własnych zasad i jako odrębny administrator; transfery międzynarodowe opisuje §6. Logowanie Facebook z §12 jest odrębną funkcją i nie udziela zgody marketingowej.

Meta Pixel może zapisać identyfikator przeglądarki _fbp oraz — przy obecności parametru kliknięcia Facebooka — _fbc. Pliki te powstają wyłącznie po zgodzie marketingowej; ich okres opisano w §3 Polityki cookies. Zgodę można wycofać przez „Ustawienia cookies” w stopce; Pixel otrzymuje polecenie cofnięcia zgody, a dostępne identyfikatory z domeny RAF-COMP są usuwane. Wycofanie zatrzymuje nowe zdarzenia, ale nie cofa danych już otrzymanych przez Meta.

§14 Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności.

Dokument jest dostępny na stronie www.raf-comp.net.pl.